Dans le choix d’une GMAO adaptée, le service maintenance doit déterminer ses besoins présents et à venir. Cette réflexion doit se faire en cohérence avec la politique informatique de l’entreprise. Une bonne intégration dans le système d’information est primordiale.
Le cloud est une solution incontournable et permet de maîtriser le risque informatique (piratage, hacking, ransomware, etc.). Il permet d’avoir une solution de GMAO disponible en permanence, toujours à jour des dernières versions, sécurisée contre l’intrusion, le vol ou la perte des données (redondance de sauvegarde, plan de reprise d’activités (PRA)).
L’outil de GMAO doit proposer des modules et un paramétrage souples, permettant de s’adapter précisément aux besoins et aux objectifs de l’entreprise, à son évolution mais aussi à son vocabulaire et non l’inverse. Une gestion de configuration doit permettre des ajouts de champs personnalisés, des modifications de libellés tout en permettant une extraction simple des données nécessaire aux calculs des indicateurs clés.
Un cahier des charges avec une formulation claire de l’analyse du besoin de l’entreprise est primordial. Il est important de bien comprendre les tenants et aboutissants ainsi que les raisons de s’équiper d’une GMAO.
Les conditions ne seront pas réunies si :
Il est toujours hasardeux de calculer le retour sur investissement d’une GMAO. Cela peut nuire aux chances d’établir les bons critères de choix. Une GMAO efficace et bien implémentée permet des gains dans de nombreux domaines de la maintenance. La difficulté relative de ce calcul est dans l’identification des gains. Ceux-ci doivent être bien identifiés pour que le calcul du ROI (Return On Investment) de la GMAO soit réaliste.
La seule justification de l’investissement dans une GMAO est l’analyse pertinente des données aux fins de propositions d’amélioration permanente de la maintenance. En résumé, le retour sur investissement sera garanti par les principaux facteurs suivants :
La mise en place d’une GMAO pour un service de maintenance est un projet structurant, qui peut casser les anciennes habitudes de travail dont l‘impact peut être significatif sur les différents acteurs de l’entreprise.
Toutefois, cela doit être vu comme une opportunité d’amélioration, de progression et d’optimisation des processus d’entreprise. Cela doit être un moyen d’élever le niveau de compétence de chacun et de rendre ses tâches plus faciles à réaliser. La vertu de la transformation digitale doit être avant tout de réhumaniser le travail en réduisant les tâches fastidieuses et en augmentant le plaisir d’accomplir ses missions encore plus rapidement et facilement.
Sous l’impulsion et le sponsoring de la direction (immobilière, technique, méthodes, …), les utilisateurs clés doivent être impliqués dans la définition des besoins et des objectifs tout en constituant l’équipe projet. Les objectifs d’un projet de GMAO doivent être clairement identifiés. Il faut rappeler que la mise en place d’une GMAO n’est pas une fin en soi mais seulement un outil au service d’un projet d’amélioration et de l’efficacité de la maintenance.
L’aspect formation est particulièrement important et malheureusement trop souvent minimisé. « On utilise bien ce que l’on connait bien ». L’acceptation de l’outil est la condition incontournable du projet. Il ne peut y avoir acceptation sans une stratégie de formation adaptée. Que cela soit pour l’administrateur, les intervenants (techniciens) ou les occupants.
Le choix d’un éditeur de GMAO, certifié Qualiopi, dispensant lui-même les formations est gage de réussite, surtout quand le formateur est un professionnel de maintenance aguerri.
Être en relation directe avec l’éditeur du logiciel de GMAO augmentera sa réactivité, son écoute et sa pérennité à satisfaire les besoins futurs.
Afin de garantir une vitesse maximale et un coût optimal dans son implémentation, un projet de GMAO quelle que soit sa taille, doit être piloté en méthode agile par l’éditeur de GMAO.
UX, qui signifie « Expérience utilisateur » (User Experience en anglais) est un terme de plus en plus utilisé pour définir le ressenti d’un utilisateur face aux interfaces de leur logiciel.
L’expérience utilisateur est la combinaison de l’ergonomie, du design, de la facilité d’utilisation et de la qualité technique de l’outil (réactivité, vitesse d’affichage, pertinence des informations ..). Quels que soient les types d’utilisateurs, ils attendent une expérience agréable et simple de la GMAO.
Négliger l’expérience client conduira les utilisateurs à perdre du temps dans l’utilisation de tel ou tel module et va créer des frictions dégradant l’image de votre entreprise. Une GMAO doit d’abord être efficace mais son efficacité passe par un design et un UX performants.
C’est d’autant plus vrai pour les GMAO Mobiles des techniciens, intervenants ou occupants. Une GMAO accessible via Internet avec un design qui s’adapte sur appareil tactile est un avantage indéniable. Il est donc intéressant de rechercher une GMAO en web app responsive.
La vision de l’activité globale est ce qui intéresse le plus les gestionnaires et managers de maintenance. En effet, ils ont besoin d’informations synthétiques pour piloter leurs équipes, rendre des comptes à leurs supérieurs ou avoir des informations factuelles pour engager des actions.
Une GMAO doit avoir une responsabilité environnementale. En effet, si l’application a la possibilité d’un affichage en mode sombre limitera la consommation d’énergie nécessaire aux écrans du poste de travail et/ou des périphériques mobiles. De plus le mode sombre est un vecteur important limitant la fatigue visuelle sur écran des utilisateurs.
« Peut-il y avoir un vent favorable pour le marin qui ne sait où il est, ni vers quel port se diriger » (Sénèque).
Le monde réel est de plus en plus virtualisé dans une démarche de jumeau numérique. Cette démarche implique une prolifération de données ayant tendance à noyer les équipes d’exploitation et de maintenance. Il est donc indispensable d’y faire face en assurant le pilotage de la maintenance non plus par la donnée brute mais par sa transformation en information/indicateurs.
Appliquée à la maintenance, l’utilisation de tableaux de bord permet de piloter une disponibilité maîtrisée de son parc immobilier ou de ses équipements. Le tableau de bord doit permettre au responsable immobilier ou de maintenance, d’effectuer une analyse des résultats, d’en déduire les axes d’actions, de réaliser les arbitrages et d’en vérifier l’efficacité.
Les indicateurs doivent être :
L’AFNOR X60-020 propose des tableaux de bord normalisés permettant de fixer des objectifs techniques et économiques, de suivre les résultats pour apprécier les écarts et les analyser. Cette norme s’appuie sur une terminologie standard afin qu’elle soit unanimement reconnue de tous.
Il est bien évident que chaque entreprise, chaque situation a besoin de ses propres tableaux de bord. Il n’existe pas de tableau de bord clé en main, ce qui n’exclut pas, bien au contraire, l’utilisation de tableaux de bord du module de reporting d’une GMAO
Les outils de Business Intelligence (« BI », Analyse Décisionnelle en français) permettent une présentation fonctionnelle, mais aussi une ergonomie moderne, actuelle et personnalisable. Une GMAO équipée d’une technologie BI est un plus incontestable pour permettre à un responsable d’être rassuré dans la prise de décision, car il est capable d’avoir la bonne information, au bon moment, dans la forme la plus appropriée.
Pouvoir communiquer avec ses équipes (Visuel Management), ou avec ses clients avec des tableaux de bord élégants, compréhensibles et disponibles en temps réel est forcément un élément qui permet d’optimiser la collaboration et facilite l’anticipation.
Créer une expérience de l’utilisation des données avec une GMAO dotée d’une option BI, c’est :
Les entreprises font face à des risques multiples qui peuvent considérablement nuire à leur performance économique et leur image : considérations environnementales, enjeux de sécurité, problèmes sociétaux. Outre les enjeux pénaux, la gestion des risques est une obligation renforcée par les contraintes réglementaires. Il est important de mettre en place une gestion optimale et systématique du risque pour faire face aux incertitudes. Cette opération concerne aussi bien les risques liés aux occupants, au visiteurs, aux intervenants qu’à l’actif en lui-même.
Cela confère des avantages déterminants :
Une GMAO n’est pas un outil de Risk Management, toutefois elle peut apporter une aide considérable à la maitrise des risques.
Compte-tenu des spécificités des activités de maintenance (modes d’organisation, contextes d’intervention, variété des activités), il convient d’évaluer les risques propres à chaque site pour identifier les mesures de prévention adaptées.
On peut considérer deux grandes familles dans le Risk management autour de l’immobilier.
Selon leur configuration et l’usage qu’il en est fait, les installations et les équipements peuvent faire l’objet de diverses réglementations et être soumis à plusieurs vérifications dont les objectifs seront différents :
Les vérifications et contrôles périodiques ont pour objet de s’assurer du maintien en conformité des équipements et installations, et d’intervenir en cas de dégradation. La vérification périodique n’est qu’un constat qui doit obligatoirement être complété par la remise en état en cas d’anomalies constatées et d’une façon générale par une action de maintenance permanente qui concerne toutes les installations.
Maintenance règlementaire et contrôle réglementaire
Les tâches de maintenance réglementaire sont confiées aux services de maintenance interne ou externe. En fait, une surveillance doit être assurée soit par un service de maintenance interne ou externe, ou par une personne compétente désignée par le chef d’établissement afin de préserver le niveau de sécurité des installations ou des équipements.
Dans le cadre des contrôles réglementaires périodiques définis au travers des textes réglementaires, l’optique recherchée par le législateur est plus une notion de « tierce partie » dégagée de toute pression interne et s’assurant du maintien en état des installations ou des équipements. La notion de vérification périodique confiée à un organisme de contrôle ne peut en aucun cas se substituer à une notion de surveillance régulière dont les fréquences seront plus ou moins rapprochées selon la nature des risques.
Il est de la responsabilité du chef d’établissement de choisir la personne ou l’entité à laquelle il confiera les vérifications périodiques obligatoires dans son établissement.
Et la GMAO dans tout cela ?
Gérer le planning de vos contrôles en émettant des alertes sur ceux qui arrivent à échéance ou sont en retard, mais aussi gérer le planning des levées de réserves et permettre de gérer les ressources internes ou externes en fonction des priorités correspond bien à ce que sait faire une GMAO. L’intérêt réside dans l’intégration de ces traitements dans les processus de pilotage de la maintenance ou d’un parc immobilier. Cela permet d’enregistrer la réalisation détaillée des contrôles, des levées de réserves, gérer les ressources internes et externes en assurant une traçabilité parfaite des interventions, indispensable si un incident venait à se produire sur vos installations.
Il en est de même avec les actions de prévention liées aux actions de maintenance. Lorsqu’une une intervention de maintenance, qu’elle soit préventive ou corrective, est parfaitement préparée en avance, le risque est connu et donc évitable. La GMAO permet à l’intervenant d’avoir directement sur son smartphone les informations nécessaires à l’intervention. Ces actions de prévention peuvent être automatisées et paramétrées afin de limiter l’action humaine et donc des oublis.
Le fait d’intégrer ces fonctions limite les pertes d’information, permet un gain d’efficacité à la préparation et bien sûr permet d’avoir un pilotage général plus sûr grâce à des tableaux bord BI pertinents. Cela permet de donner une visibilité parfaite et synthétique sur la gestion des obligations.
De plus, avec les plans du bâtiment en 2D/3D inclus dans la GMAO, il est plus aisé de connaitre les interactions et les risques potentiels découlant de plusieurs interventions se situant sur un même espace.
Enfin, la gestion des établissements recevant du public (ERP) ou des immeubles de grande hauteur (IGH) réalisée avec l’aide d’une GMAO est beaucoup plus aisée. En effet, la publication des différents registres tels que le registre de sécurité, le registre amiante, ou le registre d’accessibilité peut être digitalisée et produite automatiquement avec les éléments de données issus de la GMAO (ex comptes rendus de maintenance règlementaire, rapport des bureaux de contrôle, etc..).
Actions liées aux interventions
Le chef d’établissement est tenu d’évaluer les risques liés à la maintenance et de prendre les mesures en conséquence. D’où la nécessité d’avoir au préalable identifié les opérations de maintenance, leur préparation et la gestion des opérations.
Il est donc évident que, si une GMAO possède les modules de gestion des plans de prévention, analyse de risque, gestion de registre de sécurité, alertes et consignes aux intervenants, autorisations de travail constituant le risk management de l’immobilier, elle participera amplement à ce que les responsables de maintenance ou chefs d’établissement dorment sur leurs deux oreilles.
La société ALTEVA, créée en 2000 fait partie du groupe Salvia Développement depuis décembre 2018. Le groupe Salvia Développement poursuit sa stratégie de croissance et couvre ainsi l’ensemble des besoins technologiques des professionnels de l’immobilier public et privé.
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