Qu’est-ce qu’une GMAO et à quoi sert-elle ?
Définition de la GMAO :
Une vraie GMAO n’est pas un simple outil de ticketing et de gestion d’interventions, c’est un outil de pilotage de la maintenance des ouvrages et des équipements.
Une GMAO est une solution de gestion de maintenance assistée par ordinateur ou par le cloud pour la nouvelle génération (on parle alors de GMAC). C’est un logiciel destiné aux services de maintenance, à l’Immobilier, à une entreprise ou à un prestataire de maintenance et de services.
Elle est une solution web et/ou mobile, faisant partie du système d’information d’une entreprise. Conçue pour faciliter le quotidien des équipes de maintenance, elle a pour but d’atteindre les objectifs de la politique de maintenance dans un souci d’efficacité et de rentabilité économique.
La GMAO est au cœur de l’activité. Les équipes doivent pouvoir compter sur un outil fiable et adapté à leurs besoins afin d’être le plus efficace possible. Elle permet le pilotage d’un parc immobilier, mono site ou multi sites par l’organisation et la planification des interventions nécessaires. Ces interventions peuvent être d’ordre correctives, préventives systématiques, préventives conditionnelles ou prévisionnelles (nommée régulièrement, mais à tort « prédictive »), mais aussi réglementaires.
Elle permet l’analyse et la gestion du stock et des achats des pièces de rechange, l’analyse globale de l’activité au travers de reporting, tableaux de bord et statistiques, tout en prenant en compte la réalité du terrain et ses contraintes.
C’est enfin un outil d’amélioration de la performance et de traçabilité des actions qui permet de restituer les informations ou preuves nécessaires d’une bonne maintenance et des bonnes pratiques. Cela concerne aussi les autorités, les compagnies d’assurance, les organismes d’audit et de certification.
On peut aussi souligner l’importance du vecteur communication. Il s’agit en quelque sorte d’un réseau social spécifiquement associé à la maintenance qui permet alors de partager toutes les informations nécessaires entres les acteurs et d’augmenter leur productivité.
La GMAO est donc une des clés du pilotage simple et smart (intelligente et connectée) de la maintenance.
Les fonctionnalités :
Une GMAO est basée sur des modules de base qui peuvent être complétés par des modules optionnels. Elle peut être interfacée avec des progiciels transverses et verticaux propres à l’entreprise.
Module de base :
- Gestion du référentiel du patrimoine à maintenir et en apprécier l’état global de santé (AMDEC/Analyse des Modes de Défaillance de leurs Effets et de leur Criticité) – prise en charge
- Pilotage du suivi opérationnel (gestion des interventions)
- Plan de maintenance, plannings et plans de charge
- Gestion de la maintenance préventive, gammes de maintenance et modes opératoires
- Gestion de la maintenance et contrôles réglementaires
- Traçabilité des actions de maintenance
- Gestion des intervenants (ressources internes et externes),
- Prévision – le remplacement des équipements en fonction des durées de vie théorique et des interventions (make or buy, plan pluriannuel d’investissement, GRGE- Gros Entretien, Grosses réparations)
- Analyse des coûts de possession, coûts d’activité, suivi de contrat,
- Analyse de la performance (MTTR – Temps moyen de réparation, MTBF – Moyenne des temps entre pannes)
- Gestion des achats, des stocks, des fournisseurs
- Gestion des devis
- Gestion de contrats
- Gestion des énergies – Plan de comptage – P1
- Gestion de la documentation technique
- Tableaux de bord et statistiques (BI- Business Intelligence ou Analyse Décisionnelle)
- Interopérabilité
Modules complémentaires
- Analyse de risque
- Gestion de la coactivité
- Plan de prévention des risques
- Autorisation de travail
- Registre de sécurité
- Registre Amiante
- Carnet de santé du bâtiment
- Carnet sanitaire
- Livret de chauffe
- Gestion des gaz à effet de serre
- Interface bureaux de contrôle :
- Gestion des rapports de contrôle
- Gestion des réserves et observations
- Représentation graphique en 2D/3D des actifs ou des interventions sur ces actifs
- Interface au jumeaux numériques BIM
- Gestion des tournées/géolocalisation des intervenants
Interfaces
Cycle de vie d’un contrat de maintenance :
Les acteurs d’une GMAO :
Les principaux acteurs intéressés par la mise en service d’une GMAO sont principalement :
- Les services techniques, maintenance au sein des directions de patrimoine, direction immobilière, direction de l’environnement de travail.
- Les maintenanciers, mainteneurs, prestataires de maintenance qui sont en charge des interventions.
- Les utilisateurs des bâtiments : résidents, usagers, occupants, visiteurs ou équipes opérationnelles qui l’utilisent au quotidien pour leurs demandes ou signalements.
- Les gestionnaires agissant pour le compte des foncières.
- Le service achat, qui négocie ou planifie l’achat des pièces de rechange ou équipements, des contrats de prestation.
- Le service logistique.
- Les financiers, qui analysent les coûts, gèrent les actifs.
- Le service sécurité en charge de la sécurité des sites auquel on peut associer les RST (Responsable Sécurité du Travail).
- La direction du système d’information dans la maîtrise de la transformation digitale de l’entreprise.
Quels sont les avantages d’une GMAO ?
La GMAO offre plusieurs avantages :
- Amélioration du taux de disponibilité des équipements et meilleure analyse de leur durée de vie et de l’amortissement à long terme
- Pilotage et harmonisation de la maintenance préventive grâce à l’enregistrement des gammes de maintenance.
- Gestion du Risk management (gestion du risque), prévention des incidents, planification et suivi des contrôles réglementaires
- Maitrise de la qualité des services clients (externe ou interne) et Maitrise des KPI
- Amélioration de la prise de décision
- Optimisation de la gestion humaine
- Centralisation, référencement et partage des documentations techniques, administratives et financières
- Optimisation des coûts d’exploitation et de maintenance
- Gestion de plan d’investissement pluriannuel de type GRGE
- Dématérialisation, centralisation et partage des informations en temps réel, fini les fichiers Excel !
- Tout le monde parle le même langage
- Virtualisation des actifs au sein d’un référentiel unique, intègre, à jour et partagé
- Tout est sur le Cloud et sécurisé pour un déploiement rapide et une évolutivité continue sans impact sur le système d’information
- L’information est disponible 24h/24 et 7j/7 quel que soit l’endroit, au bureau, en déplacement ou en télétravail
Par définition, les fonctionnalités d’une GMAO offrent un partage des informations entre les différents acteurs. L’accès à l’information et aux données sont toujours accessibles à tout moment en toute situation. La traçabilité et le traitement des informations sont assurés tant pour les prestataires que pour les gestionnaires et les utilisateurs. Cela permet de rassurer les parties prenantes et de valoriser les opérations réalisées.
Un des gains non négligeable est le délai d’accès à l’information et cela est d’autant plus vrai pour les techniciens en itinérance avec les applications de GMAO en mobilité sur iOS ou Android quel que soit la disponibilité du réseau. C’est aussi vrai pour un occupant, qui d’un coup de scan de QR code pourra déclarer une situation avec son smartphone, avec éventuellement une mise en situation du problème avec une photo par exemple.
Il est alors plus confortable pour le prestataire de maintenance ou de service, pour le responsable de maintenance, d’envoyer le bon intervenant, disponible et le plus proche (puisqu’il peut être géolocalisé). La possibilité de raccourcir les délais d’intervention et de limiter les risques humains est indéniable.
Le fait de pouvoir connaître l’état d’une situation est un gage de sérieux de la part d’un mainteneur vis-à-vis de son client.
Centralisez tout ce dont vous avez besoin avec une GMAO
L’évidence est que si vous ne bénéficiez pas d’un logiciel GMAO pour piloter votre activité de maintenance, les intervenants perdent un temps conséquent à récupérer, remplir, puis déposer leurs comptes rendus d’interventions, à obtenir le carnet d’entretien, le carnet de chauffe, à accéder aux modes opératoires (MOP), aux schémas, aux plans, etc… Outre les coûts que cela engendre, vous ne maîtrisez pas vos processus et la traçabilité des actions.
Une GMAO qui centralise l’information de manière simple et compréhensible avec les outils de BI actuels permet de produire des tableaux de bord et rapports d’activité. Cela permet de synthétiser les situations, d’avoir un recul sur l’activité et d’arbitrer plus rapidement et efficacement. Les équipes retrouvent plus de sérénité et de maitrise face aux situations et face à la prolifération de données brutes. Une recherche prenant autrefois trop de temps dans les feuilles volantes de x classeurs s’effectue maintenant en quelques clics.
Pour les établissements de type ERP (établissement recevant du public), la centralisation des informations facilite la publication des registres de sécurité digitaux consultables à tout moment depuis une connexion internet protégée. Fini les feuilles volantes des interventions ou les longues préparations des commissions de sécurité à rechercher tous les documents nécessaires.
Une bonne GMAO évite le désordre et encadre les interactions des utilisateurs. Cela augmente l’efficacité de votre maintenance en la rendant encore plus précise et analysable.
De bonnes conditions de travail sont primordiales pour fidéliser vos équipes. L’ergonomie d’un logiciel intuitif facilite leur quotidien en augmentant rapidement l’envie de travailler dans votre entreprise au même titre que d’avoir des locaux accueillants.
